Stel, er is een geschil over een contract tussen partijen die in verschillende landen zijn gevestigd die dit graag via mediation willen oplossen. Dan zijn er een paar punten die aandacht verdienen. Hoe zorg je ervoor dat de mediation op de rails blijft?
Voorbeeld: de Nederlandse partij A en de Oostenrijkse partij B doen zaken. A vroeg B een cloudserver te installeren. Nu e.e.a. niet werkt, houdt A partij B verantwoordelijk, maar B zegt dat de Italiaanse partij C de problemen veroorzaakt. Voor het project leverde C de software en B de hardware. Omdat A nu niet tijdig een werkende cloudserver heeft, dreigen de 2 grootste klanten hun orders te annuleren. A, B en C besluiten om een Britse mediator in te schakelen.
Cross-border mediations, oftewel grensoverschrijdende mediations vragen meer voorbereiding en flexibiliteit dan "gewone" mediations. In ruil daarvoor biedt een internationaal geschil meer uitdaging en meer ruimte om met een maatwerkoplossing te komen. Hier zijn 3 tips voor advocaten die een cliënt in een mediation begeleiden om goed beslagen ten ijs te komen:
Tip 1: Start met het Proces, inhoud komt later
Begin niet direct met de inhoud van het geschil (the Problem), maar richt je eerst op het mediationproces zelf (the Process) en ook op de betrokken partijen (the People). Stel vragen als: waar en wanneer vindt de eerste bijeenkomst plaats? Hoe lang zal deze duren? Wie nemen er deel aan de mediation? Staan partijen open voor het werken in caucus (aparte bijeenkomsten met steeds één van de betrokken partijen), zoals bijvoorbeeld in het Verenigd Koninkrijk gebruikelijk is of verwachten ze gezamenlijke bijeenkomsten? Wat is de voertaal van de mediation? Welk recht is van toepassing op de mediation-procedure? Wat zijn de kosten?
De spelregels voor mediations kunnen van land tot land verschillen, en het is van cruciaal belang om deze vooraf duidelijk te hebben.
In het voorbeeld zal partij A waarschijnlijk alleen gezamenlijke bijeenkomsten verwachten, terwijl B denkt dat de mediator afwisselend ook aparte gesprekken met partijen zal voeren. Partij C gaat ervan uit dat partijen verplicht een advocaat meenemen. De mediator denkt waarschijnlijk dat partijen een ééndagsmediation willen.
Tip 2: Gebruik deze 4 kwadranten
Een handige tool om te helpen bepalen wat partijen in een specifieke mediation verwachten, is deze grid met 4 kwadranten. Door dit van tevoren met alle betrokkenen te bespreken, kun je misverstanden voorkomen. Misverstanden die anders als kwade opzet of incompetentie kunnen worden geïnterpreteerd zullen zeker niet bijdragen aan het succes van de mediation.
Het eerder genoemde voorbeeld, uitgelegd aan de hand van dit kwadrant:
De Oostenrijkse Partij A neigt waarschijnlijk naar kwadrant A: puur faciliterend met focus op de kwaliteit van het proces.
De Nederlandse Partij B wil graag snel tot een oplossing komen en heeft een pragmatische insteek, wat zich vertaalt naar een switch tussen kwadrant A en B.
De Italiaanse Partij C zal verwachten dat de mediation zich in kwadrant C bevindt.
De Britse Mediator D is waarschijnlijk gewend te opereren in kwadrant D.
Aandacht voor de verwachtingen aan het mediationproces kan duidelijke afspraken mogelijk maken en mogelijke conflictpunten en misverstanden over de mediation zelf vermijden.
Tip 3: Stel een Pre-Mediation briefing op
Een pre-mediation briefing is een document waarin elke partij in 5 tot 10 pagina’s uiteenzet wat er aan de hand is en hoe zij naar de zaak kijkt. Deze briefing biedt de mogelijkheid belangrijke punten onder de aandacht te brengen en biedt de mediator waardevolle informatie. De volgende tips kunnen partijen helpen bij het opstellen van een pre-mediation briefing:
A. Een samenvatting van het geschil en de juridische kwesties:
Feiten/gebeurtenissen, waarover (geen) overeenstemming bestaat.
Belangrijkste juridische kwestie(s).
Gewenste compensatie.
Eventuele lopende rechtszaken.
B. Het verloop van de onderhandelingen tot nu toe:
Belangen en behoeften.
Eerdere schikkingsvoorstellen en wat al is gedaan om tot een oplossing te komen.
Belemmeringen: waarom het geschil nog niet is opgelost.
Verwachtingen van de mediation, zaken die specifieke aandacht vereisen en eventuele oplossingsrichtingen die een partij wil verkennen.
C. Andere essentiële informatie:
Specificeer wie deelnemen (personen en partijen) aan de mediation en wie op de achtergrond een rol (kunnen) spelen.
Beschrijf de gewenste ondersteuning door de mediator en (indien van toepassing) de documenten die je wilt inbrengen.
Tot Slot
Cross-border mediation is uitdagend en interessant. Duidelijkheid creëren over het proces van de mediation en de verwachtingen die bij alle partijen leven met behulp van de grid en de pre-mediation briefings vergroot de kans op een succesvolle cross-border mediation.
Kunnen wij helpen een grensoverschrijdende zaak op te lossen? Neem dan contact met ons op.
Wilt je je als mediator verdiepen in cross border mediation? Klik dan hier.
* Grid ontwikkeld door M.A. Schonewille en J. Lack gebaseerd op L. Riskin (1994, 1996, 2003). ‘Who decides what? Rethinking the Grid of Mediator Orientations’.Dispute Resolution Magazine, vol. 9 no. 2, p. 22.